zajímavý

Získání věcí hotových, deset let

Už o slyšení systému produktivity neslyšíte mnoho lidí. Není to tak barevné nebo Insta-friendly jako Bullet Journal, a ačkoli různé aplikace tvrdily, že „spolupracují s GTD“, všechny klesly o něco málo - protože ve svém jádru je GTD analogový. Je to systém, který funguje, pokud necháte Gmail automaticky třídit váš e-mail do kategorií, nebo pokud necháte aplikaci skenovat vaše dokumenty, aby vytáhly úkoly nebo položky kalendáře, protože celý bod GTD spočívá v tom, že aktivně sledujete a shromažďujete všechny úkoly, odpovědnost nebo obavy (aka „Otevřená smyčka“), která vám přijde. Musíte zkontrolovat každý e-mail a zapsat si každou schůzku, protože pokud trávíte nějaký čas obavami, zda aplikace zanedbávala automatické plánování něčeho, jedná se o otevřenou smyčku, která zabírá prostor ve vaší mysli a brání vám v tom, abyste udělali něco jiného.

Posledních deset let jsem tyto smyčky utrácel. Zpracování vlastního e-mailu. Naplánování vlastního kalendáře. Psaní vlastních úkolů. Používám aplikace (kalendář, fitness, banka), které mi pomáhají spravovat všechny tyto informace, ale nedůvěřuji části sbírky nikomu kromě mně.

To všechno - praktikování GTD - mě změnilo v mozku. Už si nemůžu vzpomenout na žádnou věc, aniž bych ji automaticky rozdělil na její složky, jednotlivé akce, které musí být dokončeny dříve, než je samotná věc. Nedokážu si představit pondělí bez týdenního přezkumu nebo otevřené smyčky, kterou jsem nechal sedět v hlavě déle, než mi trvalo, než jsem dosáhl svého všudypřítomného snímacího zařízení.

Opravdu to ale nemyslím jako všudypřítomné Capture Device. Je to jen můj zápisník.

Hodně z toho, co David Allen napsal ve svém opusu z roku 2001, je zastaralé. (Dával lidem radit, aby vytvořili samostatný seznam dalších akcí, které by mohli dělat, jen když byli vedle telefonu.) Existuje revidované vydání z roku 2015, které jsem ještě nečetl, že předpokládám, že se zabývá zpracováním textů a skenováním Twitter se živí a je pravděpodobně již zastaralý, protože neobsahuje rady ohledně zachycení Open Loops ze Slacku.

Ale to nemusím číst, protože už jsem byl ... transformován. Zapojeno. Optimalizováno pro produktivitu bez stresu a připravené na práci.

Jak to, že věci skončily, změnilo můj život

Nemůžu si vzpomenout, zda jsem četl příspěvek Goldavelez.com Giny Trapani na „zjednodušeném GTD“ před nebo poté, co jsem objevil Merlin Mann's 43 Folders, ale mnoho lidí mluvilo o GTD již v roce 2007, a protože jsem právě začal na první kancelářská práce, která vyžadovala, abych převzal odpovědnost za „zodpovězení telefonů“, byl jsem na to připraven. (Psal jsem to-dos na kousky papíru a křížil věci pryč, a přepisoval je příští ráno.) Řekl jsem svému šéfovi, že chci číst tuto knihu produktivity, a pak jsem šel na hranici na ulici v mé kanceláři a koupil jsem ji.

Celá ta věc zapadla do mého mozku jako melodie; okamžitě zapamatovatelný, každý kus plyne do dalšího. Otevřel jsem tabulku a začal katalogizovat každý nedokončený úkol a přidal jsem pod buňky nové řádky, abych rozdělil otevřené smyčky na jednotlivé další akce. Šel jsem do skříně dodávky, abych našel něco, co by mohlo sloužit jako vyhrazená pošta pro kousky papíru a dalších fyzických věcí, které je třeba zpracovat na úkoly a akce. Zeptal jsem se svého šéfa, jestli mi kancelář dovolí koupit 43 složek a závěsný soubor, do kterého je uložím.

Jsem si velmi jistý, že jsem se poté stal kancelářským GTD Dorkem. Proselytizoval jsem. Mám své spolupracovníky, aby si přečetli knihu, a dokonce jsem pár z nich přesvědčil, aby se posadili na online webinář představující. (Náhodně sdílel obrazovku, která obsahovala některé z jeho osobnějších Dalších akcí. Bylo to divné.) Zeptal jsem se HR, jestli by se návštěva jednoho z velkých seminářů GTD, jaké pořádaly v hotelových sálech, považovala za profesionální rozvoj.

Ale udělal jsem spoustu věcí. Stal jsem se známý jako člověk, který dokázal vyvážit více projektů, aniž by ztratil termín. Zapsal jsem každou zodpovědnost, rozdělil ji na její jednotlivé činy a jednou týdně jsem přezkoumal všechny své vynikající činy. Také jsem udělal část GTD, která je tajně nejtěžší; ten, který mění GTD ze systému tabulkových procesorů na systém produktivity:

GTD funguje, protože vám umožňuje převádět všechny své vynikající povinnosti na jedno místo. Nemusíte plýtvat mozkem tím, že „musíte dostat toaletní papír, nezapomeňte na toaletní papír“, protože je to napsáno, spolu s „konceptem osnovy“ nebo „e-mailem Melissa o faktuře“ nebo cokoli jiného, ​​co musíte udělat. (Ano, můžete svůj seznam rozdělit do kategorií, pokud nechcete vidět, jak se „smíchá toaletní papír“ do vašich pracovních věcí.) To byl pro mě velký gamechanger; myšlenka, kterou bych mohl napsat, rozdělit ji na její jednotlivé činy a všechny tyto akce vložit do stejného dokumentu.

GTD funguje také proto, že vám dává schopnost rychle prohledat seznam úkolů a akcí - doslova celý seznam úkolů vašeho života - a vybrat jednu akci, kterou chcete dokončit. Ale musíte to také dokončit. Jakmile budete hotovi, musíte dokončit něco jiného.

Jak se GTD hromadí na další aplikace a systémy produktivity

Od spuštění GTD jsem vyzkoušel řadu aplikací a systémů produktivity. Stáhl jsem a smazal Pamatuj si mléko více než jednou; bylo to dobré, ale v tabulce jsem mohl mnohem rychleji sledovat a organizovat úkoly.

Chvíli jsem se pokusil vyložit projekty na Kanban Chart a když bylo zábavné přesouvat poznámky, jen jsem znovu vytvářel data, která jsem již měl v mém hlavním seznamu GTD - a nepotřeboval jsem dva seznamy. (Mít dva seznamy znamená, že byste jeden mohli aktualizovat a zapomenout na aktualizaci druhého. Pokud je váš systém přesný, musíte strávit čas znepokojením, pak nestrávíte nic jiného.)

Bylo období, během kterého jsem neuchovával tabulku a přenesl vše do Basecampu, protože mi poskytl pouze funkčnost, kterou jsem potřeboval. Chtěl jsem si ponechat jediný seznam dalších akcí, které bych mohl rozdělit do kategorií. Nechtěl jsem, aby aplikace navrhovala, radila nebo organizovala můj účet.

Ale ta stará verze Basecampu se nakonec přestala synchronizovat s mým telefonem, což znamenalo, že mu už nemohu věřit - a nová verze Basecampu má mnohem více funkcí, než potřebuji.

Takže si nechávám tabulku. Vypadá to úplně jinak, než když jsem poprvé začal používat GTD, ale funguje to. Někdy přemýšlím o přechodu na Bullet Journal - miluji barevné značky - ale pak si pamatuji, že se papír zmačkává a strčí do krabic a můj tabulkový systém má tento přesný záznam všeho, co jsem dokončil, a že mohu vytáhnout nahoru a reference kdykoli potřebuji.

Jak se moje praxe GTD změnila

Cvičím GTD zhruba deset let. Stále si všechno zapisuji, i když je to úkol, který mám v plánu udělat, jakmile vstanu z postele a půjdu do své domácí kanceláře. (Všichni víme, že procházka dveřmi způsobuje, že jsme na věci zapomněli, že?)

Stále si také udržuji vyhrazenou poštu pro poštu, příležitostný papírový dokument a náhodné věci, které musí někam jít, dokud nezjistím, co s tím. Kolem roku 2012 jsem přestal používat složku Tickler Folder; Kalendář Google zvládl většinu mých připomenutí a nebyl dostatek papíru pro údržbu systému se 43 složkami.

V pátek jsem dělal týdenní recenze jako způsob, jak přemýšlet o týdnu, který jsem právě dokončil; teď je dělám v pondělí, jako způsob plánování na příští týden.

Také třídím své další akce podle data - např. „Tady je to, co chci udělat v úterý“ - místo jejich zařazení do stejného seznamu. Mám tabulku, kterou jsem uspořádal jako kalendář, a každý den má seznam profesionálních i osobních úkolů, které kontroluji při jejich dokončení. Když zpracuji položky do této tabulky, nejen rozdělím položky na jejich jednotlivé akce, ale také rozhodnu, v který den budou hotové.

Na starém účtu Basecampu si stále uchovávám samostatný seznam akcí typu Someday / Maybe, o kterých jsem se dosud nepustil - obsahuje záznam tolika dokončených úkolů! - přestože je seznam Someday / Maybe většinou mrtvý. GTD mě jednou udělal; Tolik jsem toho dosáhl tím, že jsem řekl: „Dobře, chci to udělat. Jak - a kdy - to udělám? “

A pak to udělám. To je nejtěžší část, jak věci udělat. Zbytek je opravdu dobrý zapisování poznámek.