užitečné články

Webmail Showdown: Gmail vs. Outlook.com

Je těžké myslet na e-mail, aniž byste před něj vložili písmeno G. Přestože je Gmail proslulý jako jedna z nejlepších e-mailových služeb na internetu, Microsoft Outlook.com strávil posledních několik let tím, že se stal kompetentním konkurentem. Při dnešním zúčtování jsme testovali tyto dva monstra e-mailu.

Soutěžící

Existuje mnoho e-mailových služeb, ale několik z nich se dostalo na vrchol. Poté, co Outlook.com vstřebal Hotmail, se Gmail a Outlook.com staly dvěma největšími e-mailovými službami na internetu, které dohromady tvořily přes miliardu uživatelů. Jejich přístupy ke správě e-mailu jsou podobné, ale existují určité docela odlišné rozdíly ve funkcích.

  • Gmail: Google vedl hru v bezplatném online e-mailu, protože dubnový žert v roce 2004 se ukázal být skutečným. Díky robustním filtrům, štítkům a 15 GB prostoru pro sdílení mezi různými službami Google nám Gmail úspěšně přinutil přehodnotit fungování e-mailu. Od května 2015 měl Gmail přes 900 milionů aktivních uživatelů.
  • Outlook.com: V roce 2012 společnost Microsoft spustila novou webovou verzi svého e-mailového klienta Outlook. Později společnost Microsoft migrovala všechny uživatele služby Hotmail na Outlook.com. Fledglingová služba má spoustu jedinečných funkcí, jako je Clutter, e-mailová pravidla a integrace s kalendářem Outlook. Microsoft říká, že uživatelé aplikace Outlook jsou omezeni na 5 GB prostoru, ale „to se pomalu přizpůsobuje nebo zvyšuje podle vašich potřeb.“ Nyní se služba může pochlubit více než 400 miliony aktivních uživatelů. Poznámka: Z důvodu jednoduchosti budeme tuto službu nazývat Outlook v tomto článku, ačkoli technicky je aplikace Outlook (bez .com) stolní aplikace. Ano, jména společnosti Microsoft jsou matoucí.

Pro naše srovnání se podíváme na samotné aplikace a ne nutně na základní službu pod nimi. Technicky můžete zprávy z Gmailu importovat do aplikace Outlook a naopak, ale zajímá nás, jak tyto služby skutečně fungují v praxi.

Gmail nastavuje organizační standard, ale aplikace Outlook se již naučila

Pokryli jsme, jak silné jsou filtry Gmailu a co s nimi můžete dělat natolik, že je téměř považujeme za samozřejmost. V Gmailu můžete automaticky třídit e-maily podle odesílatele, klíčových slov v předmětu nebo těle, přílohy a podle velikosti. Tyto filtry pak můžete použít k automatickému označování zpráv jako přečtených, k použití štítků, k odpovědi na zprávy v konzervách, jejich mazání a dalších. Gmail navíc místo složek používá štítky a hvězdy (ačkoli má také složky faux.) Na své zprávy můžete použít více štítků, což vám dává větší flexibilitu při nastavování přesně takového typu organizačního schématu, které se vám líbí, a hvězdy vám umožní vyčlenit nejdůležitější e-maily na později. Můžete dokonce povolit inteligentní štítky, aby Google mohl automaticky používat štítky jako Finance a Cestování.

Gmail také používá systém doručené pošty s prioritou k automatickému vyhledání zpráv, které jsou pro vás důležité. E-maily jsou považovány za „důležité“ na základě toho, komu zasíláte e-maily, které zprávy otevíráte, s čím interagujete a podle dalších kritérií. E-mail můžete také ručně označit jako důležitý, abyste se mohli lépe učit.

Přístup aplikace Outlook k organizaci je o něco složitější. Pro začátečníky používá web složky jako primární metodu organizace zpráv. Ve výchozím nastavení je v levém podokně zobrazen seznam výchozích složek a můžete si vytvořit své vlastní a uspořádat své zprávy. E-maily můžete připnout tak, aby zůstaly v horní části složky, která je nějaká, ale jako hvězdy Gmailu. Aplikace Outlook má také funkci s názvem Clutter, která vyhledá e-maily, které vám pravděpodobně nezajímají, a přesune je do samostatné složky Clutter. To vám umožní soustředit se na důležité zprávy a vymazat nevyžádanou poštu najednou.

Do svého e-mailu můžete také přidat kategorie, které fungují podobně jako štítky. Můžete přidat kategorie a použít je jako kritéria pro pravidla (více o kategoriích za sekundu). Ve výchozím nastavení však aplikace Outlook nezobrazí vaše kategorie v navigačním podokně. Chcete-li zobrazit všechny kategorie, musíte přejít na Možnosti> Rozvržení> Kategorie a ručně vybrat, které kategorie se zobrazí. Na jedné straně je to obtížné zaplnit vaši doručenou poštu, pokud se nerozhodnete - na rozdíl od toho Gmail zobrazuje všechny štítky, pokud je výslovně neskrýváte - ale na druhou stranu, bylo to bolest dokonce najít možnost.

Podobně jsou protějšky filtrů aplikace Outlook nazývány pravidla (termín vypůjčený z desktopové verze aplikace Outlook). Při prohlížení e-mailu můžete vytvořit pravidlo pro filtrování podobných zpráv. Jinak budou pravidla znovu pochována v nabídce Možnosti aplikace Outlook. Mají mnoho stejných možností jako filtry Gmailu, ale nejsou tak robustní. Například nemůžete automaticky odesílat předem připravenou odpověď na základě filtru. Ve většině situací jsou však pravidla a filtry velmi srovnatelné.

Aplikace Outlook má zjednodušené rozhraní, ale Gmail má na výběr několik rozvržení

Google skvěle rád pohrává s rozhraním Gmailu, takže máte na výběr několik různých možností. Společnost Google nedávno představila zobrazení doručené pošty s kartami, které třídí váš e-mail do kategorií včetně sociálních sítí pro zprávy ze sociálních sítí, propagace reklamních e-mailů a aktualizací pro automaticky generované e-maily, jako jsou potvrzení objednávky nebo vyúčtování. Pro některé to byl dar z nebes. Jiní to chtěli okamžitě vypnout. Kromě toho Google také experimentuje s Inboxem, alternativním rozhraním pro Gmail. Doručená pošta považuje váš e-mail spíše za seznam úkolů, ve kterém označíte každou zprávu spíše jako „Hotovou“ než za „přečtenou“. E-maily můžete odložit později a spojovat související zprávy dohromady. Mezi doručenou poštou, doručenou poštou v Gmailu a rozhraním doručené pošty s normální prioritou máte mnoho možností, jak si vybrat, jak svůj e-mail představit.

Gmail má také spoustu vylepšení skrývajících se v části Labs svého nastavení. Zde můžete povolit užitečné vylepšení, jako je vyhrazené tlačítko Označit jako přečtené, podokno náhledu, takže můžete číst e-maily, aniž byste museli opustit svůj seznam zpráv, a konzervované odpovědi. I když mnoho z těchto funkcí jsou úžasné vylepšení, které ne každý může chtít, některé jsou také základní funkce, které byste pravděpodobně neměli lovit, abyste je mohli v roce 2016 povolit.

Na druhou stranu aplikace Outlook používá základní design se třemi panely a drží se s ním. Na levé straně můžete navigovat kliknutím na různé složky a kategorie. Na prostředním panelu se zobrazí seznam e-mailů v této složce. Klikněte na e-mail a budete si jej moci přečíst ve třetím podokně vpravo. Pro každého, kdo použil e-mailového klienta, kterým je Gmail, by to mělo vypadat velmi dobře. Aplikace Outlook nemá tolik možností, jak přizpůsobit své rozhraní hlavními způsoby, jako je Gmail, ale není to nutně špatná věc. Základy můžete stále vyladit, například kde se zobrazí vaše podokno displeje nebo jaké zprávy o pořadí se zobrazují v konverzaci s aplikací Outlook.

Nakonec Outlook i Gmail obsahují reklamy, i když se objevují velmi odlišným způsobem. V Gmailu uvidíte na kartě Propagace několik reklam, které vypadají jako běžné e-maily. Tomu se můžete vyhnout tak, že vypnete kartu propagace, zcela deaktivujete doručenou poštu nebo pomocí Doručené. V aplikaci Outlook jsou reklamy plné bannery na boku obrazovky. Jediným způsobem, jak je zakázat (kromě blokátorů reklam), je zaplatit 20 $ / rok za aplikaci Ad-free Outlook. Stříbrnou podšívkou je však to, že společnost Microsoft slibuje, že aplikace Outlook nebude prohledávat váš e-mail, aby cílila reklamy.

foGmail má několik bonusových triků, Outlook má celý jejich obchod

Žádný e-mailový klient není ostrov. Google a Microsoft mají spoustu dalších produktů zabudovaných přímo do svého e-mailového klienta, díky nimž jsou docela výkonné. Pro zjednodušení zahrneme pouze služby, které můžete použít, aniž byste museli opustit karty Gmail nebo Outlook přímo. Každá společnost má však rychlé zkratky pro tuny svých dalších produktů, takže část vašeho rozhodnutí může být určována tím, které aplikace používáte každý den.

V Gmailu žije služba Hangouts jako panel na pravé straně obrazovky. Každý otevřený chat se otevře v dolní části okna. Můžete je minimalizovat, když kontrolujete svůj e-mail a otevírat je, aby odpovídali na zprávy. Můžete také otevřít okno Úkoly, které žije vedle vašich otevřených konverzací, takže můžete vytvořit základní seznam úkolů po celý den. Můžete nastavit termíny a poskytnout popisy pro každou úlohu, ale to je o tom. V sekci Labs můžete povolit miniaplikační kalendář, abyste viděli zkrácené zobrazení vaší agendy pro daný den. To je o všem, co můžete přidat do Gmailu bez stahování rozšíření pro přidání služeb na začátek Gmailu.

V aplikaci Outlook můžete Skype používat pro zasílání zpráv stejně jako Hangouts v Gmailu. K dispozici je také sekce Úlohy, kterou lze otevřít z místní nabídky v levém horním rohu aplikace Outlook. Na rozdíl od miniaplikace Miniaplikace Gmailu můžete poskytnout více podrobností o svých úkolech, včetně odpracovaných hodin, nastavit připomenutí úkolu a připojit soubory z OneDrive k úkolu.

Kromě toho má aplikace Outlook spoustu doplňků, které rozšiřují funkce doručené pošty. Například můžete otevřít doplněk Boomerang a nastavit připomenutí, aby se vrátilo k e-mailu po několika hodinách nebo dnech. Chcete-li uložit e-mail do jednoho ze svých notebooků, můžete otevřít doplněk Evernote. V Office Store existuje více než 100 doplňků, které mohou do aplikace Outlook přidávat nové funkce.

The Verdict: Gmail je přátelský pro výkonné uživatele, Outlook je skvělý pro kancelářské pracovníky

V minulosti byl Gmail de facto standardem pro správu vašeho e-mailu online. Přestože společnost Microsoft si na stolních počítačích vedla dobře, její produkty webové e-mailové zprávy dosáhly teprve v posledních letech. Nyní jde o to, který z nich je lepší, ale každý má své silné stránky.

Pokud máte rádi nekonečné ladění nebo experimentování s nastavením e-mailu, Gmail je pro vás. Google se neodchýlil od odvážných a kontroverzních nových návrhů, které mění způsob používání e-mailu. Někdy tyto experimenty fungují, jindy ne, a každý má své preference. I když nejste fanouškem změn, založení výkonných filtrů, přizpůsobitelných štítků a automatického třídění v Gmailu je solidní a umožňuje tunu prostoru pro vylepšení doručené pošty, aby ji přizpůsobila vaší vůli.

Na druhou stranu je aplikace Outlook ideální pro každého, kdo má rád zefektivněný pracovní postup nebo používá mnoho profesionálních aplikací produktivity . Aplikace Outlook umístí nejdůležitější a nejdůležitější tlačítka přímo na místo, kde je můžete vidět, a umožňuje výkonným uživatelům kopat možnosti, pokud opravdu chtějí. Má také úzké vazby nejen na ostatní aplikace sady Microsoft Office, ale také na doplňky jako Boomerang, Evernote a další. Zatímco společnost Google nemá žádné oddělení v oblasti produktivity, Microsoft Outlook se cítí jako doma v kancelářském prostředí.

otevřeno