zajímavý

Produktivita 101: Základy filosofie dosažení věcí (GTD)

Začínáme dělat věci, neboli GTD, je systém pro organizaci a udržení produktivity. Na vnější straně se to může zdát komplikované, ale konečným cílem je strávit méně času děláním věcí, které musíte udělat, takže máte více času na věci, které chcete dělat. Pojďme to rozebrat a uvidíme, jak můžete použít zjednodušenou verzi pro svůj život.

Co je GTD (Získání věcí hotovo?)

Zhotovení věci (GTD) je ve skutečnosti dvě věci: metoda produktivity a nejprodávanější kniha autora a konzultanta produktivity Davida Allena. Bylo to už dlouho a je to základ nadšenců produktivity všude - včetně tady na Goldavelez.com. Přesto jsme nikdy neudělali hluboký ponor o tom, co to je a jak můžete zajistit, aby to pro vás fungovalo. A protože jsme se nedávno potápěli v některých životních hackerských základech pro nové čtenáře v naší sérii 101, mysleli jsme si, že stojí za to se vrátit.

Jednoduše řečeno, GTD je metoda organizace vašich úkolů, priorit a harmonogramu tak, aby byly všechny zvládnutelné. Jednou z největších výhod GTD je to, že usnadňuje vidět, co máte na talíři, a vybrat si, na čem budete dále pracovat. Má také velký důraz na to, aby se vaše úkoly dostaly z hlavy a do systému, na který se můžete odvolat. Tím se vyčistí vaše mysl od všech mentálních rozptýlení, které vás budou bránit v efektivní práci.

To vše zní skvěle, ale GTD má také pověst komplikovaného. Nemusí to být, ale část důvodu, proč si tato reputace získala, je proto, že neexistuje nikdo, rigidní, „správný způsob“, jak ji praktikovat. Existují řádky, které mají zůstat uvnitř, ale neexistuje žádné „udělejte to, pak to udělejte a vložte je do této kategorie“ druh pravidel. Neexistuje žádná upřednostňovaná aplikace, kterou chcete použít, nebo deník, aby to fungovalo. Část této nejasnosti usnadňuje remix a přizpůsobení podle vašich potřeb, ale také ztěžuje přístup. V tomto příspěvku vás seznámíme se základními principy GTD z pohledu začátečníků a nabídneme několik tipů, které vám pomohou aplikovat zjednodušený a přístupnější formulář na váš hektický plán a přetékající seznam úkolů.

Pět "pilířů" GTD

GTD je organizační systém. Nevztahuje se na to, jak skutečně děláte svou práci. Místo toho se zaměřuje na to, jak zachytíte práci, kterou musíte udělat, uspořádáte ji a vyberete, co vyžaduje vaši pozornost. Ve svém jádru stojí GTD na pěti „pilířích“, nebo na krocích, jak získat a zůstat organizovaný:

  1. Zachyťte vše. Vaše úkoly, vaše nápady, vaše opakující se úkoly, všechno. Vložte ji do tužkového a papírového poznámkového bloku, do-to-app, do plánovače, ať už se chcete uspořádat, ať už chcete používat cokoli. GTD neříká, že používá konkrétní nástroj, ale cokoli, co používáte, musí zapadnout do vašeho normálního toku. Bariéra používání by měla být tak nízká, že už nikdy nebudete mít důvod říkat „Přidám ji později na svůj seznam.“ Chcete zachytit všechno, jakmile se to stane, takže o tom nemusíte přemýšlet, dokud není čas to udělat.
  2. Objasněte, co musíte udělat. Nepoužívejte jen napsat „Plánovat dovolenou“, rozdělit ji na kroky, které mohou být provedeny, takže není žádná překážka, pokud jde pouze o provedení úkolu. Pokud máte cokoli udělat hned a máte čas na to, udělejte to. Pokud můžete něco delegovat, delegujte to. Zde je užitečné video, kde David Allen vysvětluje, jak vyjasnit své úkoly, aby nevyžadovaly více času na to, abyste mysleli, co jste mysleli, než na to, aby skutečně udělali to, co jste chtěli dělat.
  3. Uspořádejte tyto akční položky podle kategorie a priority. Přiřaďte termíny, kde je to možné, a nastavte připomenutí, abyste je mohli sledovat. Zvláštní pozornost věnujte také prioritě každé položky. Momentálně neděláte žádnou z položek ve vašem seznamu, pouze se ujistíte, že jsou později ve správných kbelících a že jsou nastavena vaše připomenutí. Stručně řečeno, toto je kvalitní čas s vaším seznamem úkolů, doručenou poštou a kalendářem.
  4. Reflexe ve vašem seznamu úkolů. Nejprve se podívejte na své úkoly a zjistěte, jaká by měla být vaše další akce. To je místo, kde se vyjasňovací krok vyplatí, protože byste měli být schopni vybrat něco, co máte čas a energii udělat hned. Pokud vidíte něco, co je tak vágní, že víte, že s ním nebudete moci jen zvednout a běhat, rozbijte to. Za druhé, seznam úkolů pravidelně podrobně kontrolujte, abyste zjistili, kde postupujete, kde je třeba upravit priority a zjistit, jak systém pro vás pracuje.
  5. Zapojte se a pusťte se do práce. Vyberte si další akci a dostaňte se k ní. Váš systém je od této chvíle nastaven tak, aby usnadňoval rozhodování. Vaše úkoly jsou organizovány podle priority a zařazeny do kategorií. Víš, na čem pracovat a kdy. Jsou rozděleny na zvládnutelné kousky velikosti kousnutí, které lze snadno začít. Je čas začít pracovat.

To jsou základní principy GTD. Ve svém jádru vám GTD poskytuje způsob, jak dostat vše, co si potřebujete pamatovat, z hlavy a do systému, který si je pamatuje pro vás, uspořádá je a rozdělí je na kousky, se kterými můžete pracovat. Tímto způsobem, až se příště podíváte na svůj seznam úkolů, nemělo by dojít k záměně nad tím, co máte čas na řešení, nebo co je nejdůležitější. Můžete strávit méně času přemýšlením o tom, co dělat a jak pracovat, a více času skutečně pracovat.

Jak začít s GTD

Nyní, když chápete základní předpoklad GTD, je snadné začít. Ve skutečnosti je pravděpodobné, že mnoho pilířů GTD je již součástí vašeho pracovního postupu. Možná už máte hotovou aplikaci nebo se pravidelně setkáváte se svým šéfem, abyste diskutovali o prioritách. Může se to zdát skličující - nebo jako byste strávili více času organizováním se s něčím, jako je GTD, než kolik byste vlastně trávili prací - ale nemusí to tak být. Zde je návod, jak začít.

Nejprve potřebujete nějaký nástroj k zachycení a organizaci všech vašich nápadů, úkolů, odpovědností - vše, co potřebujete mít na paměti. Pravděpodobně již máte oblíbenou aplikaci seznamu úkolů, deník a plánovač, pomocí které zůstáváte organizovaní. Pokud tak neučiníte, podívejte se na ten, který pracuje s vaším tokem. Když vás šéf překvapí novým úkolem, zatímco pracujete na něčem jiném, chcete nástroj, který vám umožní dostat úkol co nejrychleji z hlavy a do vašeho systému. Tímto způsobem se nemusíte na to stresovat, nebo se o to pokusit později. Pokud vám vaše aktuální úkoly nedávají takovou svobodu, najděte si takovou, která to dělá, i když je to post-it poznámky nebo tabule.

Další - a tady je to, co většina z nás teď neučiní - vyčkejte každý týden, nebo na začátku každého dne, aby se opravdu dostali do kontaktu s vašimi úkoly. Koneckonců, není rychlejší způsob, jak ztrácet čas prací, než slepá práce bez přemýšlení o velkém obrazu, nebo co jiného musíte udělat, to je naléhavější. Ujistěte se, že tyto úkoly jsou uspořádány do konkrétních úkolů, které můžete vyzvednout a spustit, kdykoli budete mít čas na jejich provedení. Ujistěte se, že jsou také uspořádány podle priority, takže už nikdy nebudete muset ztrácet čas přijít na to, na čem je nejdůležitější pracovat. V ideálním případě, až budete hotovi, vaše úkoly by měly být snadno skenovatelné, budete mít možnost rychle zjistit, co je nejdůležitější, co trvá nejméně nebo nejméně času na splnění a co byste měli řešit příští (a poté a poté.)

Jak si tyto úkoly organizujete, záleží na vás, ale nezapomeňte, že svou metodu nepřekonáte. Jsou to malé věci, které to dělají, a pokud se váš seznam úkolů začíná nafouknout podle kategorií, měnících se priorit a různých druhů štítků a vlajek a funkcí, je čas vrátit se na druhou a zjednodušit. Osobně každé ráno trávím asi pět minut a ujišťuji se, že vše, co je v mém seznamu úkolů, odráží vše, co v ten den musím udělat, a vše, co je velké nebo vágní, má dost jasnosti, abych s ním mohl běžet. Poté, jednou týdně, se věnuji asi půl hodiny až hodině na týdenní recenzi, kde se věnuji hlubšímu ponoru, ujistěte se, že sleduji vše, na co jsem chtěl myslet, ale zanedbávám, přidejte jakékoli přetrvávající nápady. do mého seznamu úkolů delegovat, co mohu, udělat trochu brainstormingu a posunout priority, pokud to budu potřebovat.

Najděte systém vhodný pro GTD, který vám vyhovuje

Možná si myslíte, že sám David Allen používá k tomu, co dělá, nějaký drahý plánovač nebo množství aplikací. On ne. Vlastně jen používá papír. Ve skutečnosti má v jeho pracovním prostoru vždy poznámkové bloky, takže může zapisovat nápady a rychle a rychle je vytáhnout z hlavy.

Pokud se vám také líbí papírový přístup, výše uvedený systém Bullet Journal je velmi přátelský k GTD, protože vás povzbuzuje k tomu, abyste strávili čas přezkoumáváním a upřednostňováním svých úkolů a usnadňuje přidávání nových úkolů do seznamu. . Přidává více struktury, než vyžaduje GTD, ale to pro vás může fungovat.

Pokud dáváte přednost přístupu zaměřenému na aplikaci, máte spoustu možností. Evernote je oblíbená volba a my jsme se zmínili o tom, jak ji v minulosti přizpůsobit GTD, spolu s některými šablonami, které vám pomohou začít. Upřednostňuji Springpad, snadno se masíruje také do organizátora přátelského ke GTD. Microsoft OneNote je stejně výkonný a přátelský ke GTD. Všechna tři jsou pro GTD skvělá, i když jsou trochu těžká a bohatá na funkce.

Pokud to nechcete, nemusíte používat víceúčelové aplikace jako Evernote nebo OneNote pro GTD. Dokonce i jednoduché aplikace, jako jsou GQueues, Doit.im, a dokonce i vlastní aplikace Reminders společnosti Apple, která dobře zapadá do formy. Ve skutečnosti bude jakýkoli nástroj pro práci s úkoly nebo psaní poznámek, který vám také umožní uspořádat, stanovit priority a zkontrolovat, co musíte udělat, dobře fungovat. Někteří to však usnadňují než jiní a jiní jsou navrženi s ohledem na GTD. Dávejte pozor na to, pokud hledáte.

Pamatujte, že to je jen jedna filozofie

GTD to má hodně, ale nesmíme zapomenout: je to jen jedna filozofie. Není to pro každého a nemusí to být pro vás nejlepší systém produktivity. Existuje spousta systémů a metod produktivity, a zatímco někteří lidé uctívají GTD jako Bible, je to jen jeden velmi populární systém mnoha. Nejlepší způsob, jak ji použít, je vmasírovat ji do systému, který nejlépe vyhovuje potřebám, nikoli přísně dodržovat všechna její pravidla. Umírá to, aby byl remixován a upraven.

Pokud například vaše úkoly mají podobu e-mailů, měla by být vaše doručená pošta součástí vašeho systému. Udržování vaší doručené pošty v čistotě - nebo alespoň uspořádané - je součástí výše uvedených kroků „zachytit“ a „uspořádat“. Tento pracovní postup v Gmailu pomohl naší vlastní Melanie Pinola dostat její doručenou poštu pod kontrolu a já stále přísahám „Trusted Trio“ poštovních složek Giny Trapani, ne proto, že by to vypadalo čistě, ale proto, že v jednom kombinuje zachycení a vyjasnění. Pokud jste studentem, může vám tento pracovní postup přátelský pro školy oslovit, protože se zabývá jak časově citlivými (úkoly, referáty, zkoušky), tak kontextovými (studijními, organizačními poznámkami, výzkumy) položkami. Ať už děláte cokoli, ujistěte se, že to funguje pro vás a že je to. Nenechte se dohnat produktivitu kvůli produktivitě.

Další čtení

K dnešnímu dni máte nástroje, které vám pomohou začít s GTD a pracovat pro vás. Opravdu jsme jen poškrábali povrch a skutečná kniha nabízí konkrétnější tipy a příklady, které můžete použít pro vaše konkrétní potřeby. Pokud hledáte více zdrojů, zde je krátký seznam článků, které stojí za přečtení:

  • Cvičení zjednodušené GTD
  • GTD Times
  • Nejčastější dotazy týkající se toho, jak věci Zen návyky splňují
  • 43 Začínáme se složkami Průvodce GTD
  • Mashable's GTD Toolbox
  • Naše značka GTD

Pamatujte, že cílem GTD je strávit trochu času organizováním, abyste získali velkou odměnu za čas, který byste strávili zbytečnou, neproduktivní prací. Pro vaše úsilí budete více organizovaní a uvolněni, protože už nikdy nebudete muset stresovat o tom, co dělat dál, jak to udělat a kdy budete mít čas - váš systém to zvládne za vás. Konečným výsledkem je, že jste více v souladu se svou prací a jste více zapojeni do svého života.