zajímavý

Jak vyčistit svou ohromenou doručenou poštu Gmail (ručně)

Nastává čas, kdy je dost, docela jednoduše, dost. Měl jsem odkládat úkol organizovat svou rozlehlou schránku Gmailu měsíce, ne-li roky. Ale když mi Goldavelez.com řekl, že se chystáme na jarní úklidový týden, věděl jsem, že je čas. A nechtěl jsem plýtvat drahocennými hodinami, když se snažil najít aplikace nebo nástroje, které mi pomohou. Potřeboval jsem Ronovi Swansonovi svou doručenou poštu - svléknu si rukávy, skočím dovnitř a spravuj nepořádek ručně.

Posouzení vaší špinavé schránky

Jelikož (pravděpodobně) používáte doručenou poštu každý den, pravděpodobně máte docela dobrý nápad, jaké druhy e-mailů dostáváte a od koho pravidelně. Víte, k čemu jste se přihlásili, jaké zprávy, které dostáváte, mají vyšší prioritu než ostatní (možná ještě více, než jaké algoritmy Google dokážou zjistit), jaké marketingové e-maily se vám líbí a jaké pravidelné e-mailové zprávy mají na okraj spamu, protože jste tak často odesíláni tolik z nich.

Gmail nemá skvělý způsob, jak rychle zjistit, které e-mailové adresy vám odesílají nejvíce e-mailů - a nenašel jsem ani dobré rozšíření ani trik, jak to udělat. Ale neměli byste opravdu potřebovat speciální řešení. Pravděpodobně už to víte. A pokud tak neučiníte, není těžké to zjistit.

Například se rychle podívejte na svou doručenou poštu - jednodušší, pokud používáte „výchozí“ doručenou poštu Gmailu s pěti kartami nahoře - a zjistěte, zda existují odesílatelé nebo témata, která se objeví více, než by měla. Možná vám vaše banka jednou denně ohlásí zprávu o nových účtech, které byste mohli otevřít, kromě e-mailů s oznámeními, které dostanete při každém převodu peněz mezi účty. Možná si koupíte spoustu věcí na Amazonu. Možná Facebook ping pokaždé, když někdo ví, co dělá. Ten koncert, který jsi tam jednou viděl? Je možné, že vás otevřel až k moři e-mailů z místa konání (nebo Ticketmaster, nebo AXS atd.)

Můžete také zjistit, kdo vyfukuje vaši doručenou poštu provedením několika jednoduchých vyhledávání. Jedním z mých nejpoužívanějších vyhledávání v Gmailu je „from:“ následovaný názvem společnosti nebo přítele nebo někdy e-mailovou adresou. (Také dobré: „od: [jméno] je: nepřečtené, “ abych opravdu viděl, jestli ti někdo posílá spoustu věcí, na které se nedíváš.)

Začněte odhlásit

Když začnete přijít na to, kdo vás otravuje tunou e-mailů - které pravděpodobně najdete na kartě „Propagace“ v Gmailu, pokud jej používáte - máte skvělou příležitost, abyste celý tento „vyčistili doručenou poštu“ “Mnohem jednodušší postup vpřed.

Vytáhněte e-maily od svých dychtivějších odesílatelů a pokud zjistíte, že nečtete mnoho jejich zpráv, vyhledejte v e-mailu odkaz pro odhlášení - za předpokladu, že existuje. Pokud ji nenajdete, můžete zprávy nahlásit jako spam. I když to může nějakou dobu trvat, pokud dostanete e-mail, je to skvělý způsob, jak začít omezovat tento tok na pramínek.

Výchozí doručená pošta společnosti Google se automaticky pokouší filtrovat marketingové zprávy z vaší primární doručené pošty a na samostatnou kartu propagačních akcí, ale také to usnadňuje zapomínání na správu pošty. Nenechte se o svůj e-mail „mimo dohled, nemysli“ - pokud nic jiného, ​​chybí vám cenné marketingové e-maily, na kterých vám záleží, protože jste zaplaveni těmi, které jste nikdy nečetli.

Štítky: Klíče k doručené poště dokonalé pro obrázek

Trvalo mi navždy, než jsem si zvykl na označovací systém Gmailu. Ano, já vím; jsou to složky pro váš e-mail, pouze ne, protože něco může existovat ve více štítcích (a ve vaší doručené poště) najednou. Protože jsou to štítky. Ne složky. Chápu to.

Stále nepřikládám e-maily ručně, a to ani přetažením štítku z nejvzdálenějšího postranního panelu Gmailu přes dotyčný e-mail, pomocí rozevíracího tlačítka štítků (které vypadá jako značka zavazadel) nebo přetažením samotného e-mailu do složky bez štítků na primární obrazovce Gmailu. Doporučuji vám vyzkoušet některou z těchto technik; nejsou pro mě - alespoň ne ručně. Více o tom za chvíli.

  • Odolejte nutkání vytvářet miliony štítků

Když jsem si pohrával s etiketami, zjistil jsem, že jsem pro sebe příliš komplikoval život tím, že jsem byl příliš přesný. Pro některé to funguje; Viděl jsem, že pracovní kolegové mají speciální „VIP“ doručenou poštu pro každého jednotlivého člena svého týmu, každého manažera, kterého mají, a každého super důležitého kolegu, se kterým pracují napříč funkcemi. Když dostanete každý den nesmyslné množství e-mailů, domnívám se, že je to skvělý způsob, jak zajistit, aby vám nikdy nezacházela zpráva od důležitých lidí - pokud jste nakloněni, určitě stojí za zvážení Gmail.

Místo toho používám několik štítků k zachycení důležitých témat, na kterých mi záleží. Mám například štítek „Denní e-mail“ pro časté e-maily, které dostávám a které mě zajímají. Používám sub-štítky „Zprávy“ a „Divadlo“ v rámci „Denního e-mailu“ ke sledování denních zpráv a aktualizací od různých zpravodajských subjektů, které si předplatím, a několika divadelních seznamů, na kterých jsem ve své oblasti. (Každá seznamová služba je nastavena tak, aby mi automaticky odeslala dávkový přehled denních zpráv, jinak bych pro každou pravděpodobně měl individuální dílčí štítky.)

Mám jednoduchý štítek „Finance“, který používám pro cokoli související s penězi, včetně aktualizací účtu od mých bank, marketingových zpráv od mých bank, všech a všech zpráv od různých společností vydávajících kreditní karty, které mě rády zasáhly, a dumpingu půda pro weby, jako jsou Nerdwallet, Slickdeals a AwardWallet - abychom jmenovali alespoň některé.

Jediný štítek s e-mailem, kterému věnuji velkou pozornost, je můj štítek „_important“ - pojmenovaný jako takový, takže se dostane na začátek seznamu štítků. Tam mám dílčí štítky pro všechny a všechny e-maily zasílané mými spolubydlícími (obvykle o plánování nadcházející události nebo o výkřiku na jídlo); dílčí štítek pro e-maily odeslané mojí přítelkyní (stejné); a sub-štítek „dělat“, červeně zbarvený, který používám ke sledování všech naléhavých úkolů, které potřebuji, abych získal jeden.

Jeden poslední štítek - „_ shipping“ - je můj úlovek pro cokoli od Amazonu, UPS, FedEx nebo USPS. Jestli to kdykoli přijde k mému domu, objeví se to v lodní dopravě. A je hezké vidět, jak se ráno (1) objevuje, což obvykle znamená, že brzy, pokud ne ten den, přijde něco úžasného.

  • Organizace štítků

Jednou z nejužitečnějších funkcí Gmailu je jeho schopnost zobrazovat a skrývat štítky podle potřeby. To vám umožní archivovat staré štítky, pokud jste je používali ke sledování projektu, který byl ukončen před časem; umožňuje také, aby se štítky „objevily“ na levém postranním panelu Gmailu, kdykoli je na vás něco, na co se můžete podívat (což mi připadá neuvěřitelně užitečné pro upoutání mé pozornosti).

Chcete-li viditelnost svých štítků upravit, rozbalte nabídku nastavení Gmailu kliknutím na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu jeho primárního okna a poté na Nastavení. Odtud klikněte na Štítky. Obrazovka, která se objeví dále, vypadá zpočátku zastrašující, ale je to nejlepší způsob, jak zabránit tomu, aby se vaše doručená pošta zbavila nepořádku.

Například můžete skrýt systémové štítky, jako je „chat“ nebo „spam“, pokud víte, že prostřednictvím nich nikdy nebudete root. Můžete také skrýt všechny kategorie Gmailu, které jsou již zobrazeny v horní části jeho primárního okna ve výchozím zobrazení Gmailu.

Zobrazit nebo skrýt štítky, které jste vytvořili, nebo, pokud chcete použít dynamický přístup, nastavte je, aby se zobrazovaly pouze na vašem postranním panelu, pokud máte nepřečtené zprávy. I když je to trochu lež, protože ke všem štítkům, které jste vytvořili, můžete přistupovat také kliknutím na tlačítko „Více“ v dolní části seznamu štítků na postranním panelu. Tyto menší štítky se neobjeví na významnějším místě, pokud nemáte zprávu, na kterou byste se měli podívat.

Nechte Gmail, aby udělal vaše štítky za vás

Štítky jsou skvělé a všechny, ale pokud máte docela velký kus příchozích e-mailů, s nimiž se musíte každý den vypořádat, může být proces jejich organizování skličující. Spárujte však své štítky s některými kreativními filtry Gmailu a vaše doručená pošta se za vás automaticky zařadí. I když filtrování vašeho Gmailu může být trochu skličující a vyžaduje trochu času, aby se napravilo, je to proces, který se z dlouhodobého hlediska vyplatí.

  • Nastavení prvních filtrů

Nejjednodušší způsob, jak vytvořit filtr Gmail, je kliknout na e-mail a umožnit Gmailu vytvořit filtr na základě parametrů e-mailu. Pokud vás tedy váš oblíbený sendvičový obchod otravuje e-maily každý den, ale chcete se ujistit, že je zachytíte (pro ty sladké sendvičové nabídky), otevřete e-mail, klikněte na tlačítko Další na vyhledávací liště Gmailu a vyberte Možnost „Filtrovat podobné zprávy“.

  • Přizpůsobení filtru, aby byl přesnější

Když necháte Gmailu vymyslet filtrování zprávy, může služba roztřídit e-maily podle „seznamu“, nikoli podle e-mailové adresy odesílatele. To by mělo být v pořádku pro většinu marketingových zpráv, ale můžete to také smazat a použít zástupné znaky v poli z - jako například zajistit, aby filtr zachytil každou zprávu, kterou vám společnost pošle.

Chcete-li pokračovat v tomto příkladu, pokud vaše sendvičové místo začne odesílat e-maily z adres, které používají různé subdomény, nemůžete použít zástupné znaky. Takže zadání do pole „from“ nenajde všechno. Pro přidání dalších položek do filtru však můžete použít svislé čáry - zpětné lomítko. V tomto případě byste tedy mohli napsat do pole z a zachytit více příchozích e-mailů od stejné společnosti.

Můžete také zkusit zobecnit: Při psaní byste měli najít vše, co vám tvůrce kávy pošle. Konkrétnější budete potřebovat, pouze pokud se snažíte filtrovat některé zprávy, ale ne jiné. Například, pokud chcete, aby zprávy od určité divadelní společnosti dostávaly jeden štítek, nikoli všechny zprávy o všech divadlech (nebo divadle obecně) - nebo, pokud nejste v umění velcí, zprávy od konkrétního Jima (z The New Hamp-Shire Darkmagics) místo všech Jims.

  • Proč to stojí za to divoký s filtry

Díky filtrování Gmailu můžete být neuvěřitelně kreativní, dokonce i tak daleko, že zcela zablokujete doručenou poštu od e-mailových účtů, které jste dosud nezadali na seznam povolených. Je to extrémní, ale je to možnost. (Můžete dokonce použít Gmail k vytváření neomezených e-mailových adres a filtrovat tímto způsobem: například dát svým bankám „ “ a filtrovat všechny zprávy Gmail na základě pole „Komu:“ namísto „Od: “.)

Je pro mě jednodušší dodržovat jednoduché pravidlo: Pokud mám štítek, měl bych mít filtr. Takže v mém případě mám nastavený filtr, který označí všechny e-maily, které si posílám, jako e-mailové zprávy „Označení úkolu“ a označí je jako důležité - praktický způsob, jak si mohu e-mailem připomenout cokoli. Můj finanční filtr vypadá trošku neslušně, ale funguje to:

  • Kreativitu můžete získat také pomocí akcí filtrů

Druhou důležitou polovinou procesu filtrování jsou všechny další akce, se kterými budete hrát, jakmile nastavíte spouštěče. Je snadné říct Gmailu, aby označil určitý e-mail od určitého odesílatele. Chcete-li zabránit tomu, aby se vaše primární doručená pošta (a kategorické karty, pokud je používáte) neměly zaplňovat, zkuste Gmailu sdělit, že také chcete, aby tyto filtrované e-maily přeskočily vaši doručenou poštu.

To neznamená, že si nebudete moci přečíst tyto zprávy ani si je nevšimnete, když je obdržíte. Místo toho tato funkce automatického přeskočení znamená, že vaše primární doručená pošta nebude ucpána e-maily z vašeho oblíbeného sendviče; místo toho uvidíte u sendvičového filtru rostoucí číslo a upozorňuje vás, že existují zprávy, na které byste se měli podívat. Považuji to za mnohem jednodušší než s doručenou poštou plnou e-mailů s barevně rozlišenými filtry a funguje to trochu více jako funkce „Vytvořit pravidlo“ v aplikaci Outlook nebo Mail, s níž byste se mohli lépe seznámit.