zajímavý

Jak mohu uložit všechny své e-maily pro osobní zálohu?

Vážený Goldavelez.com,

Odcházím z práce a chci si vzít pracovní e-maily se mnou. Už jsem byl v práci vypálen a bylo velmi užitečné mít za sebou e-mailovou stopu. Jak mohu uložit všechny e-maily, abych k nim měl přístup v budoucnu, jen pro případ, že je potřebuji?

Podepsaný,

Paranoidní včelí dělník

Milý paranoid,

Osobní kopie vašich pracovních e-mailů se určitě hodí jak před, tak i po odchodu z práce. Můžete se na ně později obrátit, například na dokumentaci zpětné vazby, kterou jste obdrželi, nebo projektů, na kterých jste pracovali (například na vzorky pro další pracovní poměr). Existuje celá řada způsobů, jak vytvořit zálohy pracovních e-mailů, takže doufejme, že pro vás bude fungovat jedna z následujících metod.

Nejprve si promluvíme o Outlooku, protože se jedná o nejběžnější kancelářský e-mailový program, a pak probereme Gmail (Google Apps).

: Jak zdůraznilo několik komentátorů, vaše společnost vlastní váš pracovní e-mail. Chcete-li se vyhnout jakýmkoli právním důsledkům, obraťte se na oddělení IT nebo nadřízeného o tom. (Také, pokud dávkově stáhnete všechny své e-maily najednou, mohlo by to zvednout obočí, jak upozorňuje web společnosti About's Human Resources). Je také třeba poznamenat, že tyto metody samozřejmě fungují také pro osobní e-mail, takže tyto triky jsou užitečné bez ohledu na to, co se pokoušíte zálohovat.

Možnosti aplikace Outlook

Přetáhněte e-maily z aplikace Outlook do složky

Nejjednodušší způsob, jak uložit více e-mailů z aplikace Outlook, je vybrat ty, které chcete uložit, a přetáhnout je do složky v Průzkumníkovi Windows (nebo Finderu, pokud používáte Mac). Tím se e-maily uloží jako jednotlivé soubory MSG s předmětem jako názvem souboru, včetně všech příloh. Nevýhoda: I když je můžete později otevřít v aplikaci Outlook, nebudete moci s jiným e-mailovým klientem, protože formát MSG je pro aplikaci Outlook vlastníkem. (Pokud je chcete číst pomocí jiného programu, musíte se podívat do převaděče MSG nebo prohlížecího softwaru.) Pokud používáte Office 2011 na počítačích Mac, přetažením se soubory uloží jako soubory .eml., které lze otevřít v jiných e-mailových klientech.

Exportujte vše do souboru PST aplikace Outlook

Pro úplnou zálohu všeho, včetně podsložek, použijte funkci exportu aplikace Outlook. V aplikaci Outlook 2010 je to v nabídce Soubor> Možnosti> Upřesnit. Když složky uložíte jako soubor PST, zazálohuje vaši poštu, kalendář, kontakty, úkoly a poznámky. Tento soubor PST lze otevřít v jiném počítači - opět pouze v aplikaci Outlook.

V aplikaci Outlook použijte příkaz „Uložit jako“

Chcete-li uložit jednotlivé e-maily v aplikaci Outlook, příkaz Soubor> Uložit jako vám umožní ukládat zprávy, které jsou univerzálnější formáty, například text, RTF a HTML. Bohužel budete muset všechny přílohy ukládat i jednotlivě, což je ideální pouze pro uložení několika zpráv najednou.

K uložení e-mailů aplikace Outlook do jiných formátů použijte skript nebo nástroj jiného výrobce

Naštěstí ostatní vyřešili tento problém spočívající v získávání e-mailů v dávkách z aplikace Outlook. Použil jsem tento skript VBS k exportu vybraných složek z aplikace Outlook jako jednotlivých .msgs. Bohužel nemůžu připisovat původní zdroj skriptu, ale upravil jsem ho tak, aby ukládal e-maily se jménem odesílatele spolu s datem a předmětem názvu souboru. Tento skript vypadá podobně, ale zřejmě můžete změnit formát z MSG na něco jiného.

Existují také nástroje třetích stran pro dosažení stejných funkcí s pokročilejšími funkcemi, ale nejsou všechny zdarma.

Možnosti Gmailu

Pokud vaše společnost používá Gmail (Google Apps), může pro vás fungovat několik řešení.

Použijte e-mailového klienta pro stolní počítače

Pravděpodobně budete moci použít e-mailového klienta, jako je Outlook nebo Thunderbird, ke stažení e-mailu prostřednictvím POP nebo k němu jednoduše přistupovat přes IMAP. Poté můžete e-maily uložit z programu. S Thunderbirdem můžete pouze zvýraznit všechny e-maily, kliknout na ně pravým tlačítkem a vybrat "Uložit jako" a uložit je jako soubory .eml.

Použijte službu nebo program zálohování Gmailu

Kromě možnosti Thunderbird jsme již dříve zdůraznili několik způsobů, jak zálohovat Gmail, včetně použití služby Backupify a zálohování Gmailu pomocí nástroje příkazového řádku Fetchmail.

Nedávno jsem našel multiplatformní Gmvault

robustní nástroj pro zálohování Gmailu; umožňuje obnovit e-maily do jiného účtu Gmail.

Jiné možnosti

Několik dalších možností pro Gmail a Outlook (stejně jako jiné programy) zahrnuje tisk vašich e-mailů do PDF (většina nástrojů PDF umožňuje tisk do PDF z libovolného programu) a jejich předávání na vaši osobní e-mailovou adresu, ale jsou tam i nevýhody těchto přístupy také.

Když vyberete více e-mailů pro tisk do PDF, budete muset kliknout na tlačítko OK pro každý z nich. PDF také samozřejmě nebude obsahovat žádné přílohy, takže je budete muset uložit zvlášť. Přesto to může být dobré řešení pouze pro několik klíčových e-mailů. Pokud používáte Gmail, rozšíření Gmail Print All for Chrome umožňuje tisknout více e-mailů najednou.

Dalším nápadem je předávání e-mailů na vaši osobní adresu. Chcete-li to provést, můžete v Gmailu i Outlook nastavit filtry. Budete však předávat e-maily, které obdržíte, až poté, co nastavíte přeposílání, takže k uložení starších e-mailů budete muset použít jedno z výše uvedených řešení.

Milovat,

Goldavelez.com